Masamba —- Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (Persipda), Maharuddin, mengungkapkan, ada empat instrumen yang sifatnya wajib dalam sebuah pengelolaan arsip. Keempat instrumen itu adalah: (1) Tata Naskah Dinas; (2) Jadwal Retensi Arsip (JRA); (3) Klasifikasi Arsip; dan (4) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.
“Arsip itu adalah rekaman kegiatan dalam berbagai bentuk. Agar terkelola dengan baik dan benar, maka dibutuhkan empat instrumen wajib dalam pengelolaannya,” ujar Maharuddin, Selasa (21/11), saat ditemui di ruang kerjanya di Masamba.
Tata naskah dinas misalnya. Instrumen ini, kata Mahar, adalah pengelolaan informasi secara tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas. “Untuk itu perlu ada kejelasan bagi pemda dalam penyusunan tata naskah dinas ini,” terang Mahar.
Tata Naskah Dinas ini, lanjut Mahar, direkomendasikan untuk dibuat oleh Pemerintah Daerah melalui Permendagri Nomor 42 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementrian Dalam Negeri, dan Perka ANRI Nomor 35 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas Di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
Selain tata naskah dinas, instrumen wajib lainnya adalah klasifikasi arsip. Instrumen ini, kata Mahar, merupakan pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas institusi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. “Dalam prakteknya, klasifikasi arsip digunakan pada saat arsip diciptakan dan dipelihara oleh unit pengolah, unit kearsipan, dan lembaga kearsipan daerah,” tutur Mahar.
JRA merupakan instrumen ketiga yang wajib dimiliki. Mahar mengatakan, JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan atau dipermanenkan. “Regulasi JRA meliputi fasilitatif yang mengatur tentang urusan keuangan dan kepegawaian serta substantif mengatur semua urusan pemda,” jelas Mahar.
Instrumen terakhir adalah sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. “Instrumen adalah penggolongan arsip dinamis, berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan, sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal pencipta arsip, guna mempermudah pemanfaatan arsip, terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik, dan perorangan,” ucapnya.
“Saya berharap para pemerhati kearsipan, mampu mengurangi arsip yang tidak penting pada setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan juga yang kesulitan mencari tempat penyimpanan arsip, padahal arsipnya seharusnya telah dimusnahkan sejak 10 (sepuluh) tahun yang lalu,” pungkasnya (Lukman Hamarong)
