Lembaga Kearsipan Daerah Wajib Memiliki Ini

Masamba — Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) di seluruh tingkatan pemerintahan, baik provinsi, kabupaten/kota wajib memiliki tiga tempat arsip, yakni central file, record center, dan depot arsip. Tiga tempat arsip ini telah direkomendasikan di dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan PP Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 tentan Kearsipan.

Demikian dikatakan Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah (Persipda) Luwu Utara, Maharuddin, saat mengikuti Diklat Tekhnis Penyelenggaraan Kearsipan di Yogyakarta 9 November kemarin. “Tiga kata yang biasa-biasa saja jika hanya dibaca sepintas, bahkan untuk seniman dapat dimaknai seperti sebaris puisi yang indah. Namun sebagai pembina kearsipan di daerah, LKD wajib memiliki tiga tempat arsip tersebut,” ujar Maharuddin.

Maharuddin menjelaskan, central file adalah tempat penyimpanan arsip yang dikelola oleh Tenaga Fungsional Arsiparis atau Tenaga Tekhnis Kearsipan lainnya, dan wajib dimiliki oleh setiap bagian/bidang pada semua SKPD. “Semua arsip yang tercipta pada tahun berjalan disimpan pada central file sesuai klasifikasi arsip dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip serta dipertanggungjawabkan Kepala Bagian/Bidang pada sebuah SKPD,” terangnya.

Sementara record center, lanjut Mahar, adalah tempat penyimpanan arsip yang dikelola tenaga fungsional arsiparis atau tenaga tekhnis kearsipan lainnya. “Semua arsip yang tersimpan pada central file, di tahun berikutnya harus disimpan di record center dan dipertanggungjawabkan oleh Kepala SKPD untuk dihitung penyusutannya sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) fasilitatif dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) subtantif yang dikeluarkan dalam bentuk Pergub/Perbup/Perwali,” jelas Mahar.

Tempat arsip terakhir yang wajib dimiliki LKD adalah depot arsip. Tempat ini, kata Mahar, adalah tempat penyimpanan dan layanan arsip statis, arsip dinamis dengan retensi di atas 10 Tahun. “Arsip yang simpan di depot arsip ini sifatnya dianggap permanen dan vital oleh LKD dan dipertanggungjawabkan oleh Kepala Lembaga Kearsipan Daerah atau Kepala Dinas yang menangani urusan Kearsipan,” ujar Mahar menambahkan.

Masih menurut Mahar, arsip yang diciptakan oleh setiap kantor/lembaga/organisasi yang menggunakan uang negara, dikategorikan sebagai Arsip Negara dan LKD bersama-sama kantor/lembaga/organisasi wajib mengelolanya dengan baik, sehingga pejabat yang menangani masalah kearsipan dapat dipidana jika dengan sengaja tidak melaksanakan proses pemberkasan dan pelaporan.

“Pasal 84 UU Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa pejabat yang dengan sengaja tidak melaksanakan pemberkasan dan pelaporan dapat dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp.500.000.000,- Smoga hal ini dapat menjadi perhatian dari kita semua, kususnya para pejabat pencipta arsip,” pungkas Mahar (Lukman Hamarong)

Pos terkait